عندما يتعلق الأمر بالعثور على المساحات المكتبية الأمثل لنشاطك التجاري، هناك العديد من العوامل المهمة التي ينبغي مراعاتها. وسواء كنت قد بدأت للتو في نشاطك التجاري أو تخطط للانتقال إلى مكان آخر، ينبغي أن تُدرك بأن موقع العمل يمكنه أن يحقق النجاح لمشروعك أو حتى يتسبب في إخفاقه!

وتعد مراكز الأعمال التجارية، إحدى المواقع المثالية، التي يمكنها أن تحقق النجاح للمشاريع التجارية خاصة الصغيرة والناشئة منها، حيث اتضح خلال السنوات الأخيرة بروز هذه المراكز على الساحة بشكل متسارع، ولعل استئجار مساحات في مراكز الأعمال هذه، اكتسب شهرة كبيرة؛ بسبب الفوائد الكبيرة والإضافية التي يقدمها للمستثمرين في جوانب عدة مقارنة بالمساحات الأخرى التقليدية، ومن أهم هذه الفوائد:

توفير فريق الدعم

توفر المكاتب في مراكز الأعمال التجارية، خدمات الرد والاستقبال عالية الجودة، للتعامل مع المتصلين والزوار. وإذا ما أخذنا بعين الاعتبار تكلفة توظيف شخص للعمل على مدار 40 ساعة أسبوعياً لتلبية هذا الغرض، بالإضافة إلى التكاليف الأخرى المتمثلة في مساحات العمل والمعدات المطلوبة لتشغيل المشروع، سيتضح أنها أعلى بكثير من تكلفة اسئجار مكتب في مراكز الأعمال هذه.

بالإضافة إلى ذلك، إذا أخذت بالاعتبار العوامل الأخرى كأوقات دوام الإدارات، ومسؤوليات الموارد البشرية وتوفير التدريب والعناصر الأخرى المتعلقة بخدمات الإصلاح والصيانة، ستجد أن الفوائد التي يجنيها المستثمر من مراكز الأعمال لا يمكن العثور عليها في أي مكان آخر.

يجدر بالذكر، أن مراكز الأعمال هذه قد وجدت من أجل توفير الدعم النوعي والمستمر لرجال الأعمال، ولهذا فإن الخدمات التي يتم الحصول عليها، تتفوق بالتأكيد على أي خدمات أخرى يمكن تحقيقها من خلال مكاتب العمل الصغيرة. فضلاً عن ذلك، فإن العطلات والإجازات المرضية والأوقات الشخصية، يمكن تغطيتها دون أي مشاكل أو متطلبات.

تقليل المساحة اللازمة

من أهم المميزات التي تُقدمها مراكز الأعمال هي توفير بيئة عمل مشتركة، مما يعني عدم ضرورة توفر مساحة مخصصة لمنطقة الاستقبال، أو غرف مخصصة لمعدات الكومبيوتر وأنظمة الاتصالات السلكية واللاسلكية والمطابخ أو قاعات المؤتمرات، فهذه المساحات لا تستخدم عادة في جميع الأوقات، ولكنها متاحة دائماً عند الحاجة إليها. ولذلك فإنه عن طريق مشاركة هذه المساحات، ستقلل من مقدار المساحة المكتبية اللازمة لنشاطك. فضلاً عن توفير مبالغ مالية كثيرة، ستحتاج إليها بالتأكيد في حال استئجار مكتبك الخاص، بما في ذلك تكاليف مكاتب الاستقبال والأثاث وآلات التصوير والكراسي والمعدات السمعية والبصرية وأدوات المطبخ من ثلاجات وغسالات صحون…إلخ.

توفير رؤوس أموال بدء عمليات التشغيل

توفر مراكز الأعمال على المستثمرين، رؤوس الأموال المطلوبة لبدء تشغيل عملياتهم في حال استئجارهم مكتب مستقل خارج نطاق مراكز الأعمال، حيث التجهيزات والمعدات اللازمة لتغطية المساحات المذكورة أعلاه، ومتطلبات المكاتب بما في ذلك الأثاث وآلات التصوير والفاكس وأنظمة الاتصالات، فضلاً عن مبالغ التأمين التي تُفرض عليهم وتكاليف توصيل الخدمات، وجميعها متطلبات تحتاج تخصيص مبالغ مالية كبيرة لتغطيتها.

توفير المصروفات المتكررة

توفر مراكز الأعمال أيضاً على المستثمرين، المصروفات الشهرية المتكررة كنفقات خدمات الاتصالات السلكية واللاسلكية، وتكاليف إيجار المكتب ولوازم المطبخ، ومصروفات بناء التشغيل والتصليح والصيانة وغيرها الكثير.

توفير الوقت والموارد

من المعروف أن عمليات البحث والتفاوض والتوظيف وإدارة العمليات المطلوبة لبدء تشغيل النشاط التجاري، تستغرق وقتاً طويلاً، كما أنها تتطلب استمرار تدفق الموارد المالية لإدارتها بنجاح.

من جانب آخر، نجد أن العديد من رواد الأعمال، لا يعرفون الأماكن التي ينبغي عليهم البدء من خلالها، وما ينبغي عليهم شراءه، خاصة فيما يتعلق بالمعدات التكنولوجية، الأمر الذي يكبدهم الكثير؛ نتيجة اتخاذهم للقرارات الخاطئة، أو إنفاق مبالغ طائلة لشراء العناصر الأساسية.

وبالنسبة لمراكز الأعمال، فإن الموردين لديهم يتمتعون بخبرة كبيرة في هذه المجالات، ويعملون على إدراجها  في الخدمات التي يقدمونها. وعادة ما تُضاف تكلفة جميع هذه الخدمات  ضمن فاتورة واحدة. وتُدفع مرة واحدة في الشهر؛ الأمر الذي يُقلل أيضاً من وقت المعالجة للخدمات التي يتم تقديمها.