أهمية إعداد وثيقة الشروط والأحكام لاستخدام منتجاتك

تعد خطوة إعداد الوثائق الخاصة بشروط وأحكام استخدام المنتجات الخاصة بأي مشروع تجاري، آخر الخطوات التي يلجأ إليها رواد الأعمال، فهم في كثير من الأحيان لا يولونها اهتماماً كافياً، لا سيما في المراحل الأولى لبدء مشاريعهم التجارية، حيث تكون لديهم العديد من المهام الأخرى التي تستدعي إكمالها أولاً، كتجهيز المكان الخاص بالمشروع، واستقطاب العملاء وتسويق المنتجات والخدمات الخاصة بهم..إلخ.

ولكن ما ينبغي إدراكه جيداً، هو أن إهمال هذه الخطوة، يمكنه أن يؤثر سلباً على الجزئية المتعلقة بالسيولة والتدفقات النقدية، من خلال تأخر الدفعات المستحقة، والاضطرار أحياناً إلى دفع ثمن المنتجات والمواد قبل الحصول على الدفعات المالية اللازمة، وفي أسوأ الحالات قد ينتهي بك الأمر إلى إضاعة الكثير من الوقت وإنفاق الأموال الطائلة لسداد الديون المتراكمة.

من جانب آخر، نجد أن التأخر في سداد الدفعات المالية، يعد موضوعاً مشتركاً بين جميع المشاريع التجارية الصغيرة، حيث إن الزبائن يمنحون أولوية أقل للفواتير التي تصدرها الشركات الصغيرة، ولهذا ينبغي أن يعي رواد الأعمال هذه النقطة جيداً، ويبدأوا بوضع الشروط والأحكام الخاصة بالخدمات والمنتجات التي تقدمها مشاريعهم؛ مما يضمن لهم الحصول على دفعاتهم المالية أولاً بأول، ويجنبهم الأعذار المتعلقة بأي دفعات متأخرة.

حماية نشاطك التجاري

إذا لم تقم بتحديد الشروط والأحكام الخاصة بعملك، عندها ستعرض نفسك لسوء الفهم وعدم اليقين من قبل الأطراف الأخرى. ولهذا فإنه من الضروري تحديد الشروط بين الطرفين المعنيين في أي صفقة تجارية. ونتيجة لذلك ستتمكن من حماية نشاطك التجاري، ولن تتاح الفرصة للعملاء أو الشركاء في التراجع عن كلمتهم.

ومن جانبهم، يؤكد الخبراء أن وضع الشروط والأحكام، يلعب دوراً مهماً عندما يتعلق الأمر بكلا الطرفين:( العميل/ المورد، والشركاء في المشاريع المشتركة)، حيث تساهم هذه الشروط في فهم كلا الطرفين لواجباتهم وحقوقهم وأدوارهم ومسؤولياتهم.

وثيقة الشروط والأحكام وما ينبغي أن تتضمنه

وفقاً للخبراء، فإن الشروط والأحكام التي تُصاغ بشكل جيد، تكون بمثابة دليل إرشادي لممارسة الأعمال التجارية، وتوضح ما ينبغي أن يحدث في حالات معينة. ولهذا ينبغي أن تُحدد الوثيقة بدقة، الشروط المتفق عليها بين الطرفين، والأهم من ذلك ما ينبغي أن يحدث إذا ما ساءت الأمور وأراد أحد الطرفين فسخ الشراكة لعدم القدرة على الاستمرارية.

كذلك يمكن لوثيقة الشروط والأحكام أن توفر الكثير من الأموال عن طريق معالجة جميع القضايا منذ البداية، وهذا بدوره يؤدي إلى تفادي حدوث أي خلافات في وقت لاحق حول ما تم الاتفاق عليه أو عكس ذلك.

أما بالنسبة للعناصر المحددة التي ينبغي إدراجها في الوثيقة، فإنها تعتمد على الأعمال التجارية الفردية، ولكن بشكل عام ينبغي أن تضع في الاعتبار هذه المعلومات عند صياغة هذه الوثيقة بحيث تشمل:

• تعريفاً واضحاً حول ما توفره الشركة من منتجات أو خدمات.
• تحديد شروط الدفع- عندما يحين موعد السداد.
• أي ضمانات أو كفالات مقدمة.
• الجداول الزمنية للتسليم وأي استفسارات أخرى.
• توضيح ما يحدث في حال تراجع الطرف الآخر عن موعد التسليم أو الدفع أو حتى عند الرغبة في إنهاء التعاقد.
• مدة الاتقافية والإشعار المطلوب لإنهائها.
• ما هو القانون الذي ينبغي أن يحكم العقد.

من جانب آخر، ينبغي تضمين بعض النقاط المتعلقة بالفواتير، وبهذا الصدد يشير الخبراء إلى أن هناك شروطاً قانونية تستدعي وضع اسم الشركة وعنوانها كحد أدنى. وفي حال كانت الشركة ذات مسؤولية محدودة، عندها ينبغي تحديد اسم الشركة، ورقمها والمكان الذي تم فيه تسجيلها، وعنوان المكتب المسجل، والذي قد يكون مختلفاً عن العنوان المذكور في المراسلات. وإذا كنت ترغب، يمكنك إضافة أسماء جميع مديري الشركة وليس بعضاً منهم فقط. وفي حال كانت الشركة مسجلة لضريبة القيمة المضافة، عندها ينبغي ذكر رقم ضريبة القيمة المضافة.

عندما تكون الأمور غير واضحة

عند الفشل في تحديد الشروط والأحكام منذ البداية، سيشكل الأمر خطراً على تدفق العائدات النقدية لديك، وستصل إلى حالة من سوء الفهم، حيث يعتقد العميل أنه سيدفع المبلغ المالي في نهاية المشروع، في الوقت الذي تظن به أنك ستحصل على الدفعات المالية في بداية المشروع أو حتى على مراحل، لتجد نفسك بعدها مضطراً لدفع ثمن المواد وأجور الموظفين، قبل حصولك على دفعاتك المالية من العميل.

وبالمثل، إذا لم تحدد ذلك في شروط الوثيقة، عندها ليس لديك الحق في فرض غرامة تأخير بسبب التأخر في السداد، وهنا ستجد نفسك مرة أخرى مضطراً لدفع جميع المصروفات، نتيجة تأخر العميل في السداد.

حجم واحد لا يناسب جميع النشاطات التجارية!

يؤكد الخبراء أنه من الضروري التأكد من كتابة الشروط وصياغتها خصيصاً بحيث تناسب مشروعك التجاري، ولا يمكنك افتراض أن مشروعاً آخراً، سيتطلب نفس احتياجات مشروعك. ولهذا ينبغي عليك استشارة أحد المحاميين المختصين، وتجنب عملية نقل الشروط والأحكام الخاصة بمشاريع أخرى؛ ذلك إن هذه الأخيرة قد تختلف عن مشروعك الخاص، وربما لم يقم أصحابها باستشارة أحد المحاميين عند وضعها.

كذلك ينصح الخبراء رواد الأعمال بضرورة إيلاء الاهتمام الكافي لخطوة إعداد هذه الوثيقة، وإدراج هذه الشروط على مواقع الانترنت الخاصة بهم، وكذلك وضع شروط الموافقة المتعلقة بالدفعات المالية لكل من الأموال المُستلمة من العملاء، وكذلك الأموال التي تُدفع للموردين. وعند النجاح في تطبيق هذه الشروط والأحكام القياسية، فإنهم لن يضطروا لإضاعة الوقت وتكبد المصاريف الطائلة.

أفضل النصائح عند إعداد وثيقة الشروط والأحكام:

• إعداد قائمة بالشروط التجارية الأساسية، التي تقدمها لعملائك.
• فكر بجميع الاحتمالات السيئة التي قد تحدث، من ثم قم بتحديد ما عليك فعله في كل حالة.
• ضع نفسك مكان العملاء، وتأكد من سهولة اللغة التي تستخدمها وملاءمتها لمستواهم، وتذكر أن وضع جميع المعلومات في صفحة واحدة وبخط صغير، لن يجعلك تكسب حب العملاء وإقبالهم على خدماتك.
• لا تنسَ الجزء الخاص بالشروط التجارية، واحرص على متابعته أولاً بأول فهذا الأخير بحاجة إلى التحديث كلما استدعت الضرورة إلى ذلك.
• عندما تقع في حيرة من أمرك، لا تتردد في طلب المساعدة من خلال استشارة أحد المختصين أو أصحاب المشاريع التجارية المشابهة.