كيف تخطط لحفل إطلاق مشروعك التجاري بنجاح؟
إذا كنت قد انتهيت من ترتيب كافة التفاصيل المتعلقة بمشروعك التجاري الجديد، وأصبحت مستعداً للإنطلاق به، فإنه ينبغي عليك التمهل قليلاً، وأن تخطو الخطوات الصحيحة، التي تضمن لك الإنطلاق بنجاح في عالم الأعمال التجارية، ولهذا فأنت بحاجة إلى معرفة كافة التفاصيل التي ينبغي أخذها بعين الاعتبار، عند التخطيط لحفل إطلاق مشروعك الخاص من حيث الأشخاص الذين ينبغي دعوتهم، والمكان الذي سيحتضن حفل الإطلاق والوقت المناسب للقيام بذلك، وغيرها من الأمور التي تحتاجها لتقديم تجربة رائعة لضيوفك، تترك لديهم انطباعاً مثالياً حول ما يقدمه مشروعك من خدمات أو منتجات، وتساهم في الوقت ذاته بإيصال محتوى الرسالة المرجوة من تنظيم حفل الإطلاق هذا.
وحتى تصبح عملية التخطيط للحدث بسيطة وممتعة، إليك هذا الدليل الإرشادي الذي يوضح لك خطوة بخطوة، كل ما تحتاج فعله؛ لضمان تغطية كافة الجوانب التي يتطلبها حفل الإطلاق الناجح.
الخطوة الأولى: كن واضحاً حول الرؤية الخاصة بالحدث الذي تنظمه
ينبغي عليك أن تكون واضحاً وصريحاً حول الأهداف التي ترغب بتحقيقها من خلال تنظيمك لهذا الحدث، ولهذا عليك أن توجه هذه الأسئلة لنفسك قبل البدء بأي خطوة:
السؤال الأول: ما نوع الحدث الذي تنظمه؟
- هل تنظم حفل إطلاق لمشروع جديد؟
- هل تطرح منتجاً جديداً في الأسواق؟
- هل تعيد إطلاق مشروع قديم؟
- هل تنظم حدثاً لرفع درجة الوعي بقضية ما؟
السؤال الثاني: ما هو محتوى الحدث الذي تنظمه؟
إذا كنت تنظم حفل إطلاق لمشروعك التجاري الجديد، عندها أنت بحاجة إلى إيصال جميع المعلومات المهمة التي تتعلق بالمنتجات أو الخدمات التي سيقدمها المشروع. وتحديد المعلومات التي ترغب بإيصالها، يتم من خلال الإجابة على الأسئلة الآتية:
ما هو الهدف من تنظيم هذا الحدث؟
المبيعات؟
التغطية الإعلامية؟
وعي المستهلك؟
قم بتدوين أهم الأمور التي ترغب بتحقيقها من خلال حفل الإطلاق هذا. وهذه الملاحظات ستجعل اتخاذ القرارات الحاسمة الأخرى، أكثر بساطة. وفي حال كنت تشعر بأن تنظيم هذا الحفل لن يضيف أي قيمة لضيوفك أو يساعدك في إيصال أهدافك الرئيسية، عندها ينبغي عليك التفكير جيداً إن كنت بحاجة إلى هذا الحفل أم لا، كي تتمكن من الانتقال للخطوة الثانية.
الخطوة الثانية: وضع الميزانية المناسبة وإيجاد التمويل اللازم
عندما تخطط لبرنامج حفل الإطلاق الخاص بك، تأكد من وجود بند خاص لكل شيء يدخل في إطار ميزانية الحفل، كي تتجنب الإنفاق المفرط والعشوائي.
وفيما يلي ستجد نموذجاً لأحد القوالب الخاصة بإعداد الميزانية الخاصة بإحدى الحفلات، يمكنك الإطلاع عليه، ولا تتردد في إضافة أو حذف أي فئات على النحو الذي تراه مناسباً لنوع الحدث الذي تنظمه( مع الأخذ بعين الاعتبار احتياجات جمهورك المحدد)، ولا تنسَ الاستعانة بأحد الشركاء أو الرعاة الرئيسيين؛ لتعزيز حفل إطلاق مشروعك الخاص والمساعدة في الحصول على بعض التمويل اللازم.
الخطوة الثالثة: اختيار المكان المناسب للحدث
يعد اختيار مكان الحدث من النقاط المهمة، عند التخطيط لحفل إطلاق مشروعك الخاص، ولهذا هناك عدة أمور ينبغي أخذها بعين الاعتبار قبل القيام بذلك، ويمكنك تحديد هذه الأمور بالإجابة على الأسئلة التالية:
- هل يناسب الجمهور؟
- هل يضيف قيمة لهذا الحدث؟
- هل تكلفة المكان في حدود الميزانية المخصصة؟
- هل يوفر المكان مساحة كافية لاستيعاب العدد المتوقع من الضيوف؟
- هل من السهل الوصول إليه؟ وهل تتوفر مواقف سيارات كافية لاستيعاب الجمهور المدعو؟
بعد الإجابة على هذه الأسئلة، ستتمكن بالتأكيد من تحديد المكان الأمثل لك.
الخطوة الرابعة: اختيار التاريخ والوقت
تعد هذه النقطة في غاية الأهمية، حيث ينبغي عليك التأكد جيداً من قدرة جمهورك المستهدف على حضور الحفل، ومن هنا ينبغي عليك التخطيط جيداً بدءاً من التفكير باليوم والأسبوع المثاليين بالنسبة للضيوف المحتملين، وكذلك أية أوقات أو تواريخ يحتمل أن تكون مشغولة، على سبيل المثال لا يمكنك تنظيم مثل هذا النوع من الأحداث أثناء عطلة نهاية الأسبوع؛ حيث إن منسقي الحفلات ومتخصصي هذا القطاع، يكونون مشغولين بالعمل على تنظيم الفعاليات الخاصة بهم.
كذلك لا تنسَ التحقق من التقويم، بحيث لا يصادف موعد الحفل أيام الإجازات أو العطلات الرسمية، ويمكنك التحقق أيضاً من مواقع الانترنت للتعرف على أي أحداث تنظمها جهات أخرى، قد تتعارض مع الوقت المناسب لجمهورك المستهدف.
الخطوة الخامسة: قم بإعداد خطة ترويجية
يمكنك إعداد هذه الخطة باللجوء إلى وسائل التواصل الإجتماعي، حيث يمكنك مشاركة بعض الهاشتجات الخاصة بالحدث قبل إنطلاقه، من ثم بإمكانك الانتقال إلى المرحلة التالية التي تعقب تنظيمك للحدث، حيث يمكنك مشاركة بعض اللحظات التي لا تُنسى كوضع الصور الفوتوغرافية التي تم التقاطها مع ضيوفك، ومقاطع فيديو لبعض اللحظات التي تضمنها الحفل..إلخ.
وإن كنت تفكر بوضع الشعار الخاص بمشروعك في مكان ما يسهل تذكره، لن تجد أفضل من وضعه على الهدايا التذكارية التي يمكن للضيوف اصطحابها معهم للمنزل أثناء مغادرتهم.
إلى جانب ما سبق، هناك الكثير من الأفكار المتاحة عندما يتعلق الأمر بإعداد خطة التسويق الخاصة بك، وفيما يلي بعض منها:
- لا تنسَ استخدام حساباتك على وسائل التواصل الإجتماعي، لوضع أي رسائل تذكيرية، أو حتى لإحداث أي تغييرات قد تطرأ على الحفل الخاص بمشروعك. كذلك ينبغي عليك متابعة منصات وسائل التواصل الإجتماعي هذه، للرد على أي استفسارات أو شكاوي محتملة.
- لا تتردد في الوصول إلى بعض المدونات المعروفة، المواقع الإلكترونية أو حتى العلامات التجارية الرئيسية، التي قد تسمح لك بوضع بعض المنشورات الخاصة بك على مواقعها، مما يساهم في وصول دعوتك إلى مجموعة كبيرة من الأشخاص. ولكن تأكد من أن كل موقع أو مدونة تستهدفها، تناسب جمهورك والرسالة التي ترغب بإيصالها بشكل جيد.
- عندما تخطط لحفل إطلاق مشروعك الخاص، لا تنسَ دعوة الصحافة لرفع درجة الوعي بخدماتك والتعريف بما تقدمه شركتك، وفي سبيل ذلك قم بإرسال رسائل دعوة تجيب عن الأسئلة التالية: من وماذا وأين ومتى ولماذا يتم تنظيم هذا الحدث؟
- فكر جيداً بجمهورك المستهدف وأين يمكن أن تجده على الانترنت، وحاول التواجد قدر الإمكان، منذ اللحظة التي تقرر فيها تنظيم حفل الإطلاق الخاص بمشروعك، في جميع المنتديات والمدونات وشبكات وسائل التواصل على اختلاف أنواعها، التي يحتمل أن يتواجد خلالها جمهورك المستهدف. وإلا كيف بإمكانهم الاجتماع بك أو الاستماع إلى رسالتك التي ترغب بإيصالها؟!
الخطوة السادسة: الاهتمام بالضيوف أثناء الحفل
احرص على بذل الجهد الكافي؛ للتأكد من قضاء ضيوفك أوقاتاً ممتعة أثناء الحفل، ولا تنسَ التفاعل معهم بشكل حقيقي وصادق. وحيث إن أحداث الحفل كلها، تسعى إلى تسليط الضوء على ما يقدمه مشروعك التجاري من منتجات أو خدمات، فلا تبالغ في الحديث مع جميع الأشخاص عن خطط المبيعات الخاصة بشركتك، واجعل الحديث عاماً بحيث يركز على كافة جوانب المشروع وليست تفاصيله الدقيقة!
الخطوة السابعة: تقديم الهدايا التذكارية
لا تنسَ تقديم هدايا تذكارية لضيوفك في نهاية الحفل، حيث تعد هذه الهدايا وسيلة مهمة، تساعد الأشخاص على تذكر شركتك وما تقدمه من خدمات، ويمكن لهذه الهدايا أن تكون جزءاً من المنتجات التي تقدمها الشركة. وفي حال لم تكن كذلك، يمكنك تقديمها بشكل جذاب وفريد من نوعه، وإضافة الشعار الخاص بشركتك عليها، مما يسهل على الناس تذكرها مستقبلاً.
