جهز تقريرك المالي
التقرير المالي هو وثيقة معلوماتية تعبر عن الحالة المالية لشركة أو مؤسسة بحيث تشمل الميزانية العمومية وبيان الدخل وكذلك بيان التدفقات النقدية. وغالباً ما يُراجع التقرير المالي ويحلل من قبل مدراء الأعمال ومجالس الإدارة والمستثمرين ومحللين ماليين ووكالات حكومية.
لذا، يجب إعداد تلك التقارير وتعميمها في وقت مناسب وبشكل دقيق وواضح.
الخطوة الأولى: الاستعداد لكتابة التقرير
* حدد الإطار الزمني
سيلزمك قبل البدء تحديد الفترة الزمنية التي سيغطيها تقريرك المالي. فأغلب التقارير المالية تعد بشكل ربع سنوي وسنوي، بالرغم من وجود بعض الشركات أيضاً التي تعد تقاريرها المالية على أساس شهري.
لتحديد الفترة الزمنية التي ينبغي إعداد تقريرك المالي خلالها، راجع الوثائق الحكومية لمؤسستك، كاللوائح أو ميثاق التأسيس أو عقد التأسيس. إذ قد تصف تلك الوثائق غالباً كيفية إعداد تقرير مالي.
اسأل المسؤول التنفيذي في مؤسستك بخصوص النهج الاعتيادي المتوقع لإعداد التقرير في تلك المؤسسة.
إذا كنت أنت المسؤول التنفيذي الحالي في المؤسسة، فقدر بنفسك التوقيت المناسب لإعداد تقرير مالي مفيد لك واختره كتاريخ معين لتقريرك المالي.
* تأكد من تسجيل جميع الحسابات
تأكد من أن كافة الحسابات المدفوعة والمستلمة قد جهزت بالفعل وأن التسوية البنكية مكتملة وأن جميع مشتريات الجرد ومبيعات المنتج قد سجلت.
ستحتاج أيضاً إلى النظر في أي التزامات لم تسجل في تاريخ التقرير المالي. فعلى سبيل المثال، هل استلمت الشركة أي خدمات لم تدرج في الفواتير بعد؟ وهل للموظفين أجور مستحقة لم تدفع بعد؟. لذا يجب مراعاة تلك العناصر كالتزامات مستحقة وتسجيلها في القوائم المالية.
* اجمع أي معلومات مفقودة
إذا اكتشفت أثناء مراجعتك للحسابات أي معلومات مفقودة، فتعقب أي وثائق ذات صلة ستحتاج إليها لتأكيد استكمال تقريرك المالي وصحته.
الخطوة الثانية: اعداد الميزانية العمومية
- إعداد صفحة الميزانية العمومية
تُظهر الميزانية العمومية أصول الشركة (ما تملكه) والتزاماتها (ما تدين به) وحسابات الأسهم، مثل سهم مشترك ورأس المال الإضافي المدفوع لتاريخ محدد.
- ضع الصفحة الأولى لتقريرك المالي تحت اسم “الميزانية العمومية” ثم أدرج اسم المؤسسة والتاريخ الفعلي للميزانية العمومية. وتقدم عناصر الميزانية العمومية في يوم محدد من السنة. على سبيل المثال، قد تُقدم الميزانية في يوم 31 من شهر ديسمبر/ كانون الأول.
- نسق ميزانيتك العمومية على نحو صحيح
تُعرض أغلب الميزانيات العمومية في الجانب الأيسر بينما توضع الالتزامات أو الأسهم في الجانب الأيمن. وعلى نحو مختلف، قد يعرض البعض الأصول في أعلى الصفحة ويضع الالتزامات أو الأسهم بالأسفل.
- سجل أصولك وأدرجها
أضف عنوان “الأصول” في القسم الأول من ميزانيتك العمومية ثم أدرج الأصول المختلفة التي تحتفظ بها الشركة.
- ابدأ بالأصول المتداولة، مثل السيولة النقدية وأي عناصر ستحول إلى أوراق نقدية خلال سنة من تاريخ الميزانة العمومية. وفي نهاية القسم، ضمِّن المبلغ الإجمالي للأصول الحالية.
- أدرج الأصول غير المتداولة بعد ذلك. تحدد الأصول غير المتداولة كونها أي أصول ليست في صورة نقدية ولن تتحول إلى صورة نقدية في أي وقت قريب. على سبيل المثال، تعتبر الممتلكات والمعدات وأوراق القبض أصولًا غير متداولة.
- أخيراً، اجمع المبلغ الإجمالي المتداول وغير المتدول وضع هذا الخط تحت اسم “الأصول الإجمالية”.
- ضع التزامات وأدرجها
يظهر القسم التالي من الميزانية العمومية حسابات المطلوبات وحقوق الملكية. وينبغي تسمية هذا القسم من الميزانية باسم “المطلوبات وحقوق الملكية”
- ابدأ بإدراج التزاماتك المتداولة، وهذه الأخيرة هي التزامات مستحقة خلال سنة، والتي تشمل عادة حسابات مدفوعة والتزامات مستحقة وجزء قصير الأجل من رهن عقاري ودفعات قروض أخرى، ثم ضع المبلغ الإجمالي من الالتزامات الحالية.
- أدرج بعد ذلك الالتزامات طويلة الأجل. وهي معنية بالالتزامات التي لن تسوى خلال سنة واحدة، مثل دين طويل الأجل وأوراق دفع. ثم ضمِّن المبلغ الإجمالي من المطلوبات المتداولة.
- وأخيراً، اجمع المبلغ الإجمالي المتداول وغير المتدوال وضعهم تحت مسمى “إجمالي الالتزامات”.
- أدرج مصادر حقوق الملكية كافة
يأتي قسم حقوق الملكية في الميزانية العمومية بعد قسم الالتزامات ويظهر حجم المال المتبقي في حال قامت الشركة ببيع جميع أصولها وسددت التزاماتها.
في هذا القسم، أدرج قائمة بجميع حسابات الأسهم، مثل السهم المشترك وسهم الخزينة وأرباح غير موزعة. فور إدراج جميع حسابات الأسهم، اجمعهم وأضف التسمية التوضيحية “إجمالي الأسهم”.
- أضف المطلوبات وحقوق الملكية معًا
اجمع الشكل الإجمالي لقسمي “إجمالي الالتزامات” و”إجمالي الأسهم” معاً وضعهما تحت عنوان “إجمالي المطلوبات وحقوق الملكية”.
- راجع الميزانية
يجب أن تكون الأشكال التي حسبتها لـ “إجمالي الأصول” و”إجمالي المطلوبات وحقوق الملكية” متساوية. فإذا كانت كذلك، إذاً فإن ميزانيتك العمومية جاهزة الآن ويمكنك البدء في إعداد بيان الدخل.
ينبغي لحقوق المساهمين أن تطابق أصول الشركة بدون التزاماتها. فكما أوضحنا من قبل، هذا المال هو المال المتبقي في حالة بيع الأصول كافة وتسديد جميع الالتزامات.
الخطوة الثالثة: إعداد بيان الدخل
إعداد صفحة بيان الدخل
يظهر بيان الدخل حجم المال الذي تكسبه الشركة وتنفقه خلال فترة زمنية.
يمكنك تسمية هذه الصفحة باسم “بيان الإيرادات” وأدرج اسم المؤسسة والفترة الزمنية التي ستغطيها قائمة الدخل.
على سبيل المثال، يصاغ بيان الدخل غالباً لفترة تبدأ من 1 يناير/ كانون الثاني إلى 31 ديسمبر/ كانون الأول لسنة معينة.
لاحظ أنه من الممكن إعداد تقرير مالي لربع سنة بشكل منفرد أو بشكل شهري في حين يكون بيان إيراداتك لعام كامل. سيكون تقريرك السنوي أكثر سهولة للمستخدمين؛ لفهم ما إذا كانوا معنيين بالفترة نفسها، لكن هذا ليس ضرورياً تماماً.
أدرج مصادر الإيرادات
- أدرج المصادر المختلفة من الإيرادات والمبالغ المكتسبة.
- تأكد من تقديم كل نوع من الإيرادات على حدة، واضبطه حسب الضرورة ليناسب أي خصومات مبيعات أو حسومات مرتجعة.
- نظِّم مصادر الإيرادات بحيث تكون ذا مغزى للشركة. قد تحسب الإيرادات حسب المنطقة الجغرافية أو فريق الإدارة أو حسب منتج معين.
- عند إدراج جميع مصادر الإيرادات، اجمعهم وقدم تقريراً بالإجمالي كـ “إجمالي الإيرادات”.
قدم تقريراً بتكلفة البضائع المباعة
هذه هي التكلفة الإجمالية لتطوير أو تصنيع منتجك أو تقديم خدمة في فترة التقرير.
لحساب تكلفة السلع، ينبغي عليك إضافة نفقات المواد الأولية ونفقات العمالة المباشرة ونفقات المصنع ونفقات التسويق أو التسليم.
اطرح تكلفة البضائع المباعة من إجمالي الإيرادات وعنون الرقم الظاهر لديك بـ”إجمالي الربح”
سجل نفقات التشغيل
تشمل نفقات التشغيل جميع النفقات الضرورية لإجراء عملك. وهذا يشمل النفقات العمومية والنفقات الإدارية مثل المرتبات والإيجار والخدمات وقيمة العقار. ويشمل ذلك أيضاً نفقات الإعلان ونفقات البحث والتطوير.
قد يلزمك تسجيل تلك النفقات بشكل منفصل حتى يستطيع قرَّاء تقريرك الحصول على فكرة شاملة بخصوص أماكن إنفاق المال.
اطرح مجموعة تلك التكلفة من إجمالي الربح وسمِّ هذا الرقم بـ “الربح قبل الضريبة”.
ضمِّن الأرباح غير الموزعة
تشير “الأرباح غير الموزعة” إلى إجمالي صافي الدخل والخسائر منذ تأسيس المؤسسة.
يظهر رصيد الأرباح المحتجزة في شكل إجمالي، نتيجة لإضافة الأرباح غير الموزعة من بداية السنة إلى صافي الدخل أو الخسائر للسنة الحالية.
الخطوة 4: إعداد بيان التدفقات النقدية
إعداد صفحة التدفقات النقدية
يتتبع هذا المسار مصادر واستخدامات النفقات النقدية من خلال الشركة.
ضع عنوان لهذه الصفحة باسم “قائمة التدفقات النقدية” وأدرج اسم المؤسسة والفترة الزمنية التي سيغطيها البيان.
يغطي بيان التدفقات النقدية فتزة زمنية، مثال الفترة الزمنية من 1 يناير/ كانون الثاني إلى 31 ديسمبر/ كانون الأول، تماماً مثل بيان الدخل.
أنشئ قسم الأنشطة التشغيلية
يبدأ بيان التدفقات النقدية بقسم يوضع دوما تحت اسم “التدفقات النقدية من النشاطات التشغيلية”. يطابق هذا القسم بيان الدخل الذي أعددته للتو.
ضع النشاطات التشغيلية للمؤسسة ضمن قائمة. قد يشمل هذا عناصر مثل الإيرادات النقدية من المبيعات والنقد المدفوع للجرد.
- احسب إجمالي تلك العناصر وصنف النتيجة الإجمالية تحت مسمى “صافي النقد المقدم من النشاطات التشغيلية”.
أنشئ قسم الأنشطة الاستثمارية
أضف قسم باسم “التدفقات النقدية من الأنشطة الاستثمارية”. يتوافق هذا القسم مع الميزانية العمومية المعدة بالفعل.
يتعلق هذا القسم بالنقد المدفوع أو المستلم من الاستثمارات في ملكية ومعدات أو الاستثمارات في ضمانات مثل الأسهم والسندات.
أضف مبلغ إجمالي باسم “صافي النقد الناتج عن الأنشطة الاستثمارية”.
أدرج الأنشطة التمويلية
ينبغي تسمية القسم الأخير من هذه الصفحة باسم “التدفقات النقدية من الأنشطة التمويلية”. ويتعلق هذا القسم بحصة الأسهم من الميزانية العمومية.
ينبغي لهذا القسم توضيح التدفقات الداخلة والخارجة من الضمانات والدين الصادر عن المؤسسة.
أضف المبلغ الإجمالي بمسمى “صافي النقد الناتج عن الأنشطة التمويلية”
لخص الأقسام
لخص الأقسام الثلاثة في بيان التدفقات النقدية، وصنف الرقم الظاهر لك تحت مسمى “زيادة النقد أو نقصه” خلال الفترة المحددة.
يمكنك إضافة الزيادة في النقد ونقصه إلى الرصيد النقدي في بداية الفترة. ينبغي أن يعادل إجمالي هذين الرقمين الرصيد النقدي الموضح في الميزانية العمومية.
أضف أي ملاحظات مهمة أو سرد
- تشمل التقارير المالية غالباً قسماً يدعى بـ”ملاحظات القوائم المالية”، الذي يحتوي علىمعلومات هائلة عن الشركة. سيكون من المفيد جداً أن تضع في عين الاعتبار نوعية المعلومات الإضافية بشأن الشؤون المالية للمؤسسة وسردها في “الملاحظات” من ثم إضافة هذه المعلومة للتقرير.
- قد تحتوي تلك الملاحظات على معلومات بخصوص تاريخ الشركة أو خططها المستقبلية أو معلومات متعلقة بالقطاعات الصناعية. هذه فرصتك لتفسير ما الذي يعنيه التقرير وما الذي يظهره أو لا يظهره للمستثمرين. إذ يمكن لذلك أن يساعد المستثمرين المحتملين في رؤية الشركة من منظورك.
- عادة ما تشمل الملاحظات أيضاً تفسيراً بخصوص الممارسات المحاسبية وإجراءاتها المتبعة من قبل الشركة وتفسيرات بخصوص التسميات التوضيحية للميزانية العمومية.
- يشمل هذا القسم تفاصيلاً بخصوص الوضع الضريبي للشركة وخطط المعاشات التقاعدية وخيارات الأسهم.
