خطوات أساسية لتحديد رأس المال اللازم لتشغيل مشروعك التجاري

يدرك العديد من الأشخاص ممن يرغبون بتأسيس مشاريعهم التجارية، أن أكبر المشاكل التي قد تعترض طريقهم عند بدء هذه المشاريع، هي عدم توفر رأس المال الكافي. ورأس المال اللازم لبدء تشغيل المشاريع التجارية، يُقصد به الأموال التي يحتاجها صاحب العمل لتمويل عملية إنتاج السلع وبيعها، حتى يتمكن المشروع من الوصول إلى نقطة التعادل.

وبهذا الصدد، يشير الخبراء إلى أن أكثر من نصف المشاريع التجارية، تفشل في غضون العامين الأوليين من بدئها؛ ويرجع ذلك أساساً إلى نقص رؤوس الأموال اللازمة لاستمرار عملياتها. إلى جانب ذلك، يؤكد الخبراء أن جميع الأعمال التجارية، ستحتاج إلى رأس المال إما من أجل بدئها أو لأجل تمويلها خلال سنوات التأسيس الأولى لها.

هذا ويرى الخبراء أن أصحاب الأعمال التجارية الناجحة، دائماً ما يكونون قادرين على تقدير رؤوس الأموال التي سيحتاجونها لتشغيل مشاريعهم بشكل واقعي، الأمر الذي يجنبهم الفشل لاحقاً.

ولأن هذه العملية تعد في غاية الأهمية، يدعو الخبراء أي شخص يرغب ببدء مشروعه الخاص، أن يقوم بعملية تقدير شاملة لرأس المال الذي سيحتاجه، وأن يحدد احتياجاته المادية منذ البداية؛ لضمان نجاح مشروعه واستمراريته.

أما أهم الخطوات التي يمكن اتباعها لتحديد رأس المال اللازم، فهي تشمل:

إنشاء ميزانية

أولى الخطوات التي تحتاجها لتحديد مقدار رأس المال الذي تحتاجه لبدء تشغيل مشروعك، هي إعداد ميزانية، وهذه الأخيرة ينبغي أن تشتمل على جميع المصروفات والإيرادات.

فيما يخص المصروفات، ينبغي أن تشتمل على نفقات التكاليف المتكررة مثل عقود الإيجار الشهرية وتكاليف المياه والكهرباء، ورواتب الموظفين والضرائب. ولا تنسَ أيضاً إدراج مصروفات المرة الواحدة، والتي تشمل رسوم الرخص التجارية، وتكاليف التأسيس وتكاليف العلامة التجارية.

ويعد إعداد الميزانية وإكمالها بالشكل الصحيح، الجزء الأكثر تحدياً عند بدء المشاريع التجارية؛ ذلك إن أصحاب هذه المشاريع، قد يخطئون في تقدير التكاليف أو يخفقون في وضع الميزانية المناسبة لبقية التكاليف، لعدم علمهم بضرروة وجودها ضمن الميزانية.

ولتسهيل هذه المهمة قليلاً، فإنه من الجيد ترتيب كافة المصاريف باستخدام جدول بيانات؛ تستطيع من خلاله التحكم بالتكاليف، وهذا الجدول ينبغي أن يتضمن أقساماً لتكاليف بدء التشغيل الأولية والتكاليف الثابتة والتكاليف المتغيرة.

التكاليف الأولية لبدء التشغيل

تُغطي هذه التكاليف جميع العناصر التي يحتاجها المشروع لبدء تشغيله بما في ذلك الرخص التجارية والتصاريح، واللوازم المكتبية وتكاليف التسويق، التي تشمل طباعة بطاقات العمل، وخطابات العمل الرسمية، والمنشورات وإعلانات الصحف، وهي جميعها تكاليف إلزامية.

التكاليف الثابتة

هي التكاليف التي ستتكبدها لأجل تشغيل مشروعك، سواء كنت ستحقق الأرباح أم لا. وتشمل هذه التكاليف رسوم التأمينات ودفعات القروض ومستحقات الإيجار والمعدات والمخزون وكذلك إيرادات صاحب العمل.

التكاليف المتغيرة

تختلف هذه التكاليف  بشكل كبير من شهر لآخر، وهي تعتمد على طبيعة الاستخدام. وتشمل هذه التكاليف رسوم الشحن والتسليم ومدفوعات الإعلانات ورواتب الموظفين.

النفقات الضرورية أو الاختيارية

بمجرد الانتهاء من الميزانية، من الضروري مراجعة كافة المصاريف المدرجة ضمنها؛ لتحديد فيما إذا كانت هذه التكاليف أساسية لتحقيق النجاح للشركة أو أنها مجرد تكاليف اختيارية. ومن هنا نجد أن أي رأس مال سيحصل عليه صاحب العمل، ينبغي أن يغطي على الأقل جميع التكاليف الأساسية، وسيكون من الأفضل وجود أموال كافية، بإمكانها تغطية النفقات الاختيارية. وجميع تقديرات الميزانية، ينبغي أن تتضمن مبلغاً احتياطياً إضافياً، بحيث يصبح بالإمكان تغطية أي تكاليف غير متوقعة.

تحديد متطلبات رأس المال

السبب الأساسي وراء إعداد الميزانية، هو تحديد القيمة الإجمالية لرأس المال، الذي ستحتاجه لتشغيل نشاطك التجاري، حتى يصبح هذا الأخير قادراً على تحقيق التدفقات النقدية الإيجابية. ولهذا فإنه بمجرد انتهائك من تقدير قيمة رأس المال اللازم، يصبح بإمكانك تحديد مقدار ونوع التمويل، الذي يمكنك استخدامه لتوليد رأس المال هذا، وتذكر دائماً أن امتلاك القيمة الصحيحة لرأس المال، هي التي تحدد فيما إذا كان المشروع سيحقق النجاح أم عكس ذلك.

حساب التكاليف بشكل تفصيلي لتحديد رأس المال:

إكمال خطة استراتيجة التسويق

يمكنك من خلال هذه الخطة وصف المنتجات والخدمات التي ستقدمها، وكذلك الاستراتيجيات التي تنوي اللجوء إليها، لتوزيعها في السوق والتعريف بها. كما يمكنك تحديد الوقت الذي ستطبق فيه كل استراتيجية مثل وضع جدول زمني للإعلانات ونوعية الوسائل الإعلامية التي تنوي استخدامها.

حساب تكاليف تطوير المنتجات

يمكنك التشاور مع البائعين أو الموردين؛ للحصول على تقديرات حول التكاليف التي ستحتاجها هذه العملية، وبالتالي يمكنك العمل على أساس وجود تقديرات دقيقة بدلاً من العمل على نطاقات واسعة.

إعداد ميزانية التسويق

تزودك خطة التسويق الاستراتيجية بالمعلومات حول أساليب التسويق التي ستعتمدها، ثم بإمكانك إدراج الأرقام التقديرية الخاصة بتكلفة هذه الأساليب، والتي حصلت عليها، بناء على التشاور مع البائعين والموردين الذين قمت باختيارهم مسبقاً، ثم بإمكانك إجراء عملية بحث شاملة؛ لمعرفة ومقارنة ما تنفقه الشركات الأخرى التي تعمل في نفس المجال.

إعداد ميزانية الموظفين

ينبغي عليك أن تضع تقديرات واضحة لعدد الموظفين، وأعضاء فريق الإدارة، الذين ستحتاج إليهم خلال السنوات الثلاث الأولى من نشاطك التجاري. ثم بإمكانك تقسيم هؤلاء الموظفين على إدارات الشركة المختلفة، وبالتالي ستتأكد من عدم إغفالك لأي مجال من المجالات الوظيفية.

تقدير تكلفة المعدات والمرافق

حيث يمكنك تحديد المساحة، التي يحتاجها نشاطك التجاري لبدء تشغيله، وهذه المساحة يمكن أن تشمل مساحات المكاتب، ومساحات البيع بالتجزئة أو مساحة المستودعات، وهذه جميعها تتوقف على نوع شركتك.

يمكنك الحصول على الاستشارة اللازمة من العاملين في القطاع العقاري؛ للتعرف على سعر القدم المربع لنوع المساحة التي ستحتاج إليها. ولا تنسَ أيضاً إدراج عقود إيجار معدات المكاتب لديك، بما في ذلك أجهزة الكومبيوتر وشبكات الهاتف، ضمن توقعات تكلفة المعدات الخاصة بك.

فصل التكاليف

حيث ينبغي عليك فصل التكاليف التي سيتكبدها المشروع قبل إطلاقه، عن التكاليف الأخرى التي سيحتاج إليها بشكل مستمر بعد إنطلاقه.

إكمال توقعات الإيرادات

قم بإنشاء نماذج مالية تحتوي على افتراضات حول حجم وحدة المبيعات والأسعار، من ثم اعمل على إنشاء جدول بيانات يحتوي على الإيرادات المتوقعة، شهراً بعد شهر على مدى السنوات الثلاث الأولى. ثم قم بتحديد المصاريف الإجمالية المتوقعة لكل شهر من هذه السنوات، واحسب بعدها الوقت، الذي ستستغرقه الشركة للوصول إلى نقطة التعادل( حيث تتساوى عندها قيمة المصروفات مع الإيرادات)، ولا تنسَ حساب العجر النقدي لهذه الأشهر.

حساب رأس المال اللازم لبدء التشغيل

وأخيراً قم بإضافة رأس المال اللازم قبل إطلاق مشروعك إلى رأس المال المطلوب لتمويل العجز النقدي، وبعدها ستحصل على إجمالي رأس المال الذي ستحتاجه لبدء تشغيل نشاطك التجاري.